Datenschutz

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, wie ich personenbezogene Daten beim Besuch von https://siebrandt-partner.de/, bei Anfragen sowie bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Coachings und Workshops verarbeite. Sie gilt auch für die dafür eingesetzte digitale Kommunikation und Dokumentenverwaltung.

1Verantwortlicher und Kontakt

Frederik Siebrandt
Siebrandt & Partner
Roonstr. 32
35390 Gießen

E-Mail: Datenschutz@siebrandt-partner.de
Website: https://siebrandt-partner.de/

Bei Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich über die vorstehenden Kontaktdaten unmittelbar an mich wenden.

2Besuch der Website und Hosting

Beim Aufruf der Website werden die für die Auslieferung der Seite erforderlichen technischen Daten verarbeitet. Dazu gehören insbesondere Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Abrufs, die angeforderte Seite oder Datei, der Antwortstatus des Servers sowie vom Browser übermittelte Angaben zu Browser, Betriebssystem und gegebenenfalls zur zuvor besuchten Seite. Der Umfang hängt auch von Ihren Browsereinstellungen ab.

Die Verarbeitung dient der Bereitstellung der Website, der technischen Fehleranalyse sowie der Erkennung und Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Mein berechtigtes Interesse besteht im sicheren und funktionsfähigen Betrieb dieses Internetauftritts. Empfänger dieser Daten ist der mit dem technischen Betrieb beauftragte Hostingdienstleister; ein Zugriff erfolgt nur im für diese Aufgaben erforderlichen Umfang.

Technische Protokolldaten werden gelöscht, sobald sie für den Betrieb, die Fehleranalyse und die Sicherheitsprüfung nicht mehr erforderlich sind. Soweit konkrete Anhaltspunkte für einen Sicherheitsvorfall bestehen, können die hierfür erforderlichen Protokolldaten bis zur Aufklärung und gegebenenfalls zur Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen gesondert aufbewahrt werden.

Cookies und externe Inhalte

Die Website ist ohne Analyse- und Marketingtracking sowie ohne eingebettete Karten, Videos oder Social-Media-Plugins ausgestaltet. Es werden keine Cookies oder vergleichbaren Speichertechniken für Statistik- oder Werbezwecke eingesetzt. Externe Internetangebote werden lediglich verlinkt. Beim Anklicken eines Links gelten die Datenschutzhinweise des jeweiligen Anbieters.

Soweit für eine ausdrücklich von Ihnen gewünschte Funktion ein Speichern oder Auslesen von Informationen auf Ihrem Endgerät unbedingt erforderlich ist, erfolgt dies auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Eine anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten richtet sich nach der für die jeweilige Funktion genannten Rechtsgrundlage.

3Anfragen und Kommunikation

Wenn Sie mich per E-Mail, telefonisch oder auf anderem Weg kontaktieren, verarbeite ich Ihre Kontaktdaten, den Inhalt Ihrer Anfrage und gegebenenfalls übersandte Unterlagen, um Ihr Anliegen zu bearbeiten und mit Ihnen zu kommunizieren. Bitte übermitteln Sie nur die hierfür erforderlichen Informationen.

Geht es um einen Vertrag mit Ihnen oder um vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage, ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO die Rechtsgrundlage. Bei anderen Anfragen, insbesondere bei der Kommunikation mit Ansprechpersonen eines Unternehmens, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Mein berechtigtes Interesse liegt in der Bearbeitung von Anfragen und der Pflege geschäftlicher Kontakte. Gesetzlich erforderliche Aufbewahrungen beruhen auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO.

4Beratung, Coachings und Workshops

Daten und Zwecke

Für die Anbahnung und Abwicklung meiner Leistungen verarbeite ich insbesondere Namen, Kontaktdaten, berufliche Funktion, Unternehmenszugehörigkeit, Buchungs- und Termindaten, vereinbarte Leistungen, Teilnahmeinformationen sowie Rechnungs- und Zahlungsdaten. Hinzu kommen die von Ihnen bereitgestellten Informationen zu Zielen, Anliegen und Rahmenbedingungen sowie die für die Durchführung erforderlichen Arbeitsunterlagen, Notizen und Ergebnisse.

Die Verarbeitung dient der Angebots- und Vertragserstellung, der Organisation und Durchführung der vereinbarten Leistung, der individuellen Vorbereitung, der Bereitstellung von Unterlagen sowie der Abrechnung. Bei einem Vertrag mit Ihnen ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Soweit ich Daten von Beschäftigten oder anderen Teilnehmenden im Rahmen eines Unternehmensauftrags verarbeite, stütze ich dies auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Berechtigte Interessen sind die sachgerechte Durchführung des beauftragten Angebots und die organisatorische Abstimmung mit dem Auftraggeber. Entgegenstehende Interessen der Teilnehmenden werden dabei berücksichtigt.

Daten vom Auftraggeber und Vertraulichkeit

Erhalte ich Ihre Daten nicht unmittelbar von Ihnen, stammen sie in der Regel von dem Unternehmen oder der Organisation, die das Coaching oder den Workshop beauftragt hat. Dies betrifft insbesondere Ihren Namen, geschäftliche Kontaktdaten, Funktion und die Zuordnung zur Veranstaltung. Ich verwende diese Angaben zur Einladung, Organisation und Durchführung der Leistung. Die Information über diese Verarbeitung erhalten Sie spätestens bei der ersten Kontaktaufnahme und im Übrigen innerhalb der Fristen des Art. 14 DSGVO.

Ein Auftraggeber erhält nur die für die Organisation, Abrechnung und den vereinbarten Leistungsnachweis erforderlichen Angaben. Vertrauliche Inhalte eines individuellen Coachings, persönliche Einschätzungen und individuelle Entwicklungsnotizen gebe ich dem Arbeitgeber oder Auftraggeber nicht ohne Ihre gesonderte Einwilligung weiter, sofern keine gesetzliche Verpflichtung besteht. Bei Gruppenformaten sind eigene Beiträge für die übrigen Teilnehmenden wahrnehmbar. Bitte beachten Sie dies bei persönlichen Informationen und Angaben über Dritte.

Besonders schutzbedürftige Informationen

Angaben etwa zu Gesundheit, Religion, politischen Überzeugungen oder zum Sexualleben sind für die übliche Buchung und Organisation nicht erforderlich. Bitte teilen Sie solche Informationen nur mit, wenn dies für Ihr konkretes Anliegen notwendig und die Verarbeitung zuvor abgestimmt ist. Soweit hierfür eine Einwilligung erforderlich ist, hole ich diese vorab ausdrücklich nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a und Art. 9 Abs. 2 Buchst. a DSGVO ein. Allein das Mitteilen solcher Angaben gilt nicht als ausdrückliche Einwilligung.

5Microsoft 365 und Office 365

Ich nutze Microsoft 365, auch unter der früheren Bezeichnung Office 365 bekannt, für meine Büroarbeit, Kommunikation und die Verwaltung von Unterlagen. Soweit die jeweiligen Dienste genutzt werden, umfasst dies insbesondere Outlook und Exchange Online für E-Mails und Termine, Word und Excel für Dokumente sowie OneDrive und SharePoint für die Ablage und Zusammenarbeit.

Anbieter für Geschäftskunden im Europäischen Wirtschaftsraum ist regelmäßig Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Bei der Leistungserbringung können verbundene Microsoft-Unternehmen und Unterauftragnehmer mitwirken.

Verarbeitet werden die in den Abschnitten 3 und 4 beschriebenen Kontakt-, Kommunikations-, Vertrags- und Inhaltsdaten sowie technische Nutzungs- und Sicherheitsdaten, etwa IP-Adressen, Anmelde- und Zugriffsprotokolle, Geräteinformationen und Zeitstempel. Zugriffe auf geschäftliche Unterlagen werden auf die für die Bearbeitung erforderlichen Personen und Dienstleister beschränkt.

Die Rechtsgrundlagen richten sich nach dem jeweiligen Zweck: Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO für die Bearbeitung und Durchführung von Verträgen mit Ihnen, Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO für eine sichere und effiziente Geschäftsorganisation und die Zusammenarbeit mit Unternehmensansprechpersonen sowie Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO für gesetzliche Aufbewahrungspflichten. Für besonders geschützte Daten gelten zusätzlich die Voraussetzungen des Art. 9 DSGVO.

Soweit Microsoft Daten in meinem Auftrag verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage der für den eingesetzten Geschäftskundendienst geltenden Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Für bestimmte eigene Zwecke, insbesondere im Zusammenhang mit der Geschäftsbeziehung und bestimmten Betriebsdaten, kann Microsoft nach den geltenden Vertragsbedingungen eigenständig verantwortlich sein. Einzelheiten enthalten die Microsoft-Datenschutzerklärung und die Vertragsunterlagen.

Informationen von Microsoft:

• https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement
• https://www.microsoft.com/licensing/docs/view/Microsoft-Products-and-Services-Data-Protection-Addendum-DPA

Onlinegespräche über Microsoft Teams

Wenn wir ein Coaching, einen Workshop oder eine Besprechung über Microsoft Teams vereinbaren, werden zusätzlich Ihr Anzeigename, gegebenenfalls Ihre E-Mail-Adresse, Einwahl- und Verbindungsdaten, Beginn und Ende Ihrer Teilnahme sowie die von Ihnen freigegebenen Audio-, Video-, Chat- und Bildschirminhalte verarbeitet. Bei telefonischer Einwahl können Ihre Rufnummer und weitere Telefondaten hinzukommen. Sie entscheiden grundsätzlich selbst, ob Sie Kamera und Mikrofon aktivieren oder Inhalte im Chat beziehungsweise über die Bildschirmfreigabe teilen.

Die Verarbeitung dient der Durchführung des vereinbarten Onlineformats. Rechtsgrundlage ist bei einem Vertrag mit Ihnen Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO; bei Unternehmensaufträgen Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO mit dem Interesse an der Durchführung des vereinbarten Formats. Soweit erforderlich, ist eine Teilnahme auch ohne eigenes Microsoft-Konto über den Browser möglich; die verfügbaren Optionen teile ich Ihnen mit der Einladung mit.

Eine Aufzeichnung, automatische Transkription oder KI-gestützte Protokollierung findet nicht ohne vorherige gesonderte Information und eine hierfür erforderliche Einwilligung statt. Eine Ablehnung einer freiwilligen Aufzeichnung hat keine Nachteile für Ihre Teilnahme. Für solche Funktionen werden Zweck, Empfänger und Löschfrist vor ihrer Aktivierung gesondert mitgeteilt.

6Einsatz von Claude

Ich setze das KI-System Claude von Anthropic zur Unterstützung meiner Arbeit ein, beispielsweise zur Entwicklung allgemeiner Workshopkonzepte, zur Strukturierung von Materialien und zur sprachlichen Überarbeitung von Texten.

Für diesen Einsatz verwende ich ausschließlich allgemeine Inhalte ohne Personenbezug oder Informationen, die vor der Eingabe tatsächlich anonymisiert wurden. Namen, Kontaktdaten, identifizierbare Coachingnotizen, Teilnehmerlisten und sonstige personenbezogene Kunden- oder Teilnehmerdaten werden nicht in Claude eingegeben oder als Datei hochgeladen. Dies gilt auch für personenbezogene Daten Dritter.

Eine bloße Ersetzung eines Namens durch Initialen, eine Nummer oder eine Rollenbezeichnung reicht nicht aus, wenn die Person anhand des verbleibenden Kontexts oder zusätzlichen Wissens weiterhin identifiziert werden kann. Auch solche lediglich pseudonymisierten Inhalte werden nicht an Claude übermittelt. Eine automatische Anbindung von E-Mail-Postfächern, Kundenakten oder Besprechungen an Claude erfolgt nicht.

Eine gegebenenfalls erforderliche Auswahl und Anonymisierung von Ausgangsmaterial erfolgt innerhalb meiner eigenen Arbeitsumgebung. Für diese vorgelagerte Verarbeitung gelten die beim jeweiligen Coaching-, Workshop- oder Kommunikationszweck genannten Rechtsgrundlagen. An Claude werden daraus ausschließlich Inhalte übermittelt, die keinen Rückschluss auf eine bestimmte oder bestimmbare Person mehr zulassen.

KI-Ausgaben prüfe ich vor ihrer Verwendung fachlich und inhaltlich. Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblichen Folgen für Sie werden nicht ausschließlich automatisiert getroffen. Es findet insbesondere keine automatisierte Bewertung Ihrer beruflichen Eignung oder Persönlichkeit durch Claude statt.

7Empfänger und Dienstleister

Personenbezogene Daten erhalten nur Personen und Stellen, die diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Je nach Vorgang gehören dazu beauftragte Hosting- und IT-Dienstleister einschließlich Microsoft, mit der Durchführung betraute und zur Vertraulichkeit verpflichtete Mitwirkende sowie Steuerberatung, Rechtsberatung, Banken und gesetzlich zuständige Behörden. Eine Übermittlung erfolgt nur, soweit eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht. Dienstleister, die Daten in meinem Auftrag verarbeiten, werden auf Grundlage von Art. 28 DSGVO eingesetzt. Auftraggeber erhalten Angaben nur im in Abschnitt 4 beschriebenen Umfang.

8Verarbeitung außerhalb des EWR

Bei Microsoft 365 können insbesondere im Rahmen von Support, Sicherheitsmaßnahmen und der Mitwirkung verbundener Unternehmen Zugriffe aus Ländern außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgen, insbesondere aus den USA. Eine ausschließlich in Deutschland oder der Europäischen Union stattfindende Verarbeitung wird daher nicht zugesagt.

Soweit für das betreffende Empfängerland und den konkreten Empfänger ein anwendbarer Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission besteht, beruht die Übermittlung auf Art. 45 DSGVO. Andernfalls erfolgt sie auf Grundlage geeigneter Garantien nach Art. 46 DSGVO, insbesondere der in die Microsoft-Vertragsunterlagen einbezogenen EU-Standardvertragsklauseln und erforderlicher ergänzender Schutzmaßnahmen. Angaben zu den für die konkrete Verarbeitung eingesetzten Garantien und eine Kopie können Sie über die in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten anfordern. Die dortigen Verweise zu Microsoft enthalten weitere Informationen.

Ich treffe dem Schutzbedarf angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten, insbesondere zur Beschränkung von Zugriffsrechten und zum Schutz der verwendeten Systeme und Kommunikationswege. Diese Erklärung wird bei Änderungen aktualisiert und auf der Website bereitgestellt.

Der in Abschnitt 6 beschriebene Claude-Einsatz umfasst keine Übermittlung personenbezogener Kunden- oder Teilnehmerdaten, weil die eingegebenen Inhalte keinen Personenbezug aufweisen dürfen.

9Speicherdauer und Löschung

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der jeweilige Zweck entfällt und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder ein anderer rechtmäßiger Grund für die weitere Speicherung besteht. Die folgenden Kriterien gelten auch für Daten in Microsoft 365:

• Anfragen ohne Auftrag werden gelöscht, sobald die Bearbeitung abgeschlossen und keine weitere Kommunikation zu erwarten ist; gesetzliche Aufbewahrungspflichten und erforderliche Anspruchsnachweise bleiben vorbehalten.
• Organisationsdaten, Arbeitsfassungen und persönliche Coachingnotizen werden nach Abschluss der erforderlichen Durchführung und Nachbereitung gelöscht. Ausgenommen sind gesetzlich aufzubewahrende Informationen und notwendige Anspruchsnachweise. Sensible Gesprächsinhalte werden nicht vorsorglich für sämtliche Verjährungsfristen gespeichert.
• Rechnungen und Buchungsbelege werden grundsätzlich acht Jahre, steuerlich aufbewahrungspflichtige Geschäftsbriefe und sonstige steuerrelevante Unterlagen grundsätzlich sechs Jahre sowie gegebenenfalls aufbewahrungspflichtige Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre aufbewahrt. Maßgeblich sind die jeweils anwendbaren gesetzlichen Vorschriften, insbesondere § 147 AO, gegebenenfalls § 257 HGB und § 14b UStG. Die Fristen beginnen grundsätzlich mit Ablauf des maßgeblichen Kalenderjahres. Gesetzliche Verlängerungen, etwa bei noch offenen Steuerverfahren, bleiben vorbehalten.
• Für erforderliche Anspruchsnachweise orientiert sich die Dauer grundsätzlich an der regelmäßigen Verjährung von drei Jahren ab dem gesetzlichen Fristbeginn. Bei einem konkreten Streitfall kann eine längere Speicherung bis zur endgültigen Klärung erforderlich sein. Gesperrte Archivdaten werden nicht für andere Zwecke verwendet. Gelöschte Daten können bis zur turnusmäßigen Überschreibung in zugriffsbeschränkten Sicherungskopien verbleiben; sie werden dort nicht produktiv genutzt.

10Bereitstellung Ihrer Daten

Die Bereitstellung notwendiger Kontakt-, Buchungs- und Abrechnungsdaten ist zur Bearbeitung Ihrer Anfrage oder Durchführung der Leistung erforderlich. Ohne diese Angaben ist dies gegebenenfalls nicht möglich. Weitergehende persönliche Angaben sind grundsätzlich freiwillig. Eine freiwillige Einwilligung darf ohne Nachteile außerhalb der davon abhängigen Zusatzfunktion verweigert werden.

11Ihre Rechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten und eine Kopie dieser Daten (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), auf Löschung (Art. 17 DSGVO) und auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO). Soweit die Voraussetzungen vorliegen, können Sie nach Art. 20 DSGVO die Bereitstellung Ihrer Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format und deren Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen verlangen.

Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt. Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an die in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten.

Sie können sich außerdem nach Art. 77 DSGVO bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

Datenschutzerklärung · Stand 27. Oktober 2026